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Kofax ReadSoft

 
Un centro de control para dirigir procesos en SAP

Kofax ReadSoft Process Director darte una plataforma única para manejar una amplia gama de procesos diferentes dentro de su sistema SAP. Kofax ReadSoft Process Directorplatform se puede ajustar fácilmente para manejar sus procesos específicos y viene con una lógica predefinida para dirigir los procesos impulsados por documentos y las solicitudes.

Con Kofax ReadSoft para Control Center for Directing Processes en SAP, las organizaciones pueden automatizar cadenas de procesos manuales como compras para pagar y órdenes para cobrar, y posicionarse para maximizar realmente el valor de su inversión en SAP. La plataforma está diseñada para aumentar la eficiencia, la precisión y la rentabilidad de sus procesos comerciales relacionados con SAP.
 

Trabajo dentro de SAP

Kofax ReadSoft Process Director reside en SAP, por lo que puede trabajar en su entorno SAP familiar. También significa que la información ingresada se puede comparar automáticamente con datos maestros de SAP o datos transaccionales, como órdenes de compra existentes. Si hay discrepancias entre la información en Process Director y los datos en SAP, se notifica al usuario y puede determinar qué información es la correcta.
 
Manejar documentos con facilidad
Procese y apruebe documentos entrantes como notas de entrega, pedidos de venta, anticipos de remesas y más, sin importar cómo lleguen.
  
Simplifique los procesos impulsados ​​por solicitudes
Las solicitudes, las solicitudes de cambios en los datos maestros y la creación o los cambios en los datos comerciales se pueden ingresar a través de un navegador web y enviarse a las personas correctas para su aprobación.
 
Mejora el control
Process Director permite un mejor control sobre su flujo de información y la notificación temprana de errores.
 
Disminuir los costos y el trabajo manual
Manejar procesos que pueden ser bastante engorrosos en el estándar SAP, lo que permite al personal enfocarse en tareas de valor agregado tales como evaluaciones de procesos y seguimientos.
 
Acortar el tiempo total de procesamiento
Tiempos de respuesta más rápidos significan mejores relaciones con sus socios comerciales, lo que resulta en mejores ofertas.
 

Características de Kofax ReadSoft Process Director:

Kofax ReadSoft Process Director llena los vacíos de automatización que son fundamentales para lograr una productividad y un valor óptimos de su inversión en SAP. Las aplicaciones de Process Director incluyen: 
 

  • Centro de control de cuentas a pagar. Process Director for Accounts Payable es el control de la misión para todas las facturas que ingresan a su sistema SAP. Concuerda automáticamente la información en sus facturas con las órdenes de compra y los datos maestros en SAP. Acelere el procesamiento de su factura, mejore la precisión de pago, mejore el manejo de excepciones y mejore la satisfacción del personal.
 
  • Flujo de trabajo. Proporciona un motor de flujo de trabajo dentro de Process Director, lo que le permite llevar fácilmente el proceso comercial a las personas adecuadas.
 
  • Portal de proveedores. Permita que sus proveedores obtengan información actualizada sobre el estado de la factura desde nuestro portal de autoservicio. Los proveedores obtienen un mejor control interno de seguimiento y facturación, así como una agilidad mejorada del proceso a través de la capacidad de crear facturas directamente a partir de una orden de compra existente o datos de recibo.
 
  • Analítica. Informes completos, actualizados y de fácil acceso e información relacionada para mejorar continuamente el rendimiento en SAP. Performance Analytics para SAP le brinda soporte para decisiones comerciales informadas convirtiendo los datos del proceso en inteligencia comercial.
 
  • Aprobación móvil. Acceda a su flujo de trabajo de aprobación de facturas de SAP desde sus dispositivos móviles. Recibirá una notificación por correo electrónico de Ciclo de trabajo en la que puede aprobar la factura en cuestión, rechazarla o agregarle un comentario. 
 
  • Integración EDI e IDOC. Procesar automáticamente facturas EDI en SAP, incluso si tienen errores. Las facturas electrónicas sin errores se pueden contabilizar automáticamente, mientras que las facturas EDI con errores se transfieren automáticamente a Process Director para que Accounts Payable procese con sus rutinas normales de manejo de errores.
 
  • Aprobación de correo electrónico. Permite a sus proveedores verificar el estado de sus facturas por correo electrónico. Con el correo de información, disminuirá el número de consultas de proveedores, mejorará las relaciones con los proveedores y podrá negociar mejores descuentos.
 

READSOFT PROCESS DIRECTOR CUENTAS POR PAGAR

Un centro de control para todas las facturas que ingresan a su sistema SAP.

 
Process Director Accounts Payable hace coincidir automáticamente la información en sus facturas con las órdenes de compra y los datos maestros en SAP. Por ejemplo, puede verificar el número de identificación fiscal, los datos bancarios, el nombre de la empresa e incluso las líneas de pedido. Si la factura coincide con la orden de compra, se contabiliza automáticamente en SAP. Cualquier discrepancia es detectada y presentada al usuario.

Una vez que las facturas se verifican automáticamente, todas sus tareas de contabilidad están a un simple clic de distancia. Puede publicar facturas de pago, ver órdenes de compra, saltar a los datos del proveedor y más, todo con un solo clic del mouse. Si hay errores en la factura, o si no hay una orden de compra disponible (como con las facturas de gastos generales), la factura se transfiere al ciclo de trabajo de flujo de trabajo electrónico.

Kofax ReadSoft Process Director Accounts Payable funciona dentro de su entorno familiar de SAP utilizando sus configuraciones y ajustes existentes. Su personal no tiene que aprender un nuevo sistema o hacer ajustes en su sistema SAP.
 
Adecuado para usted si: es un usuario de SAP que desea automatizar el procesamiento de su factura


Con Kofax ReadSoft Process Director Accounts Payable, usted:
 

  • Reducir costos. Obtendrá un mayor rendimiento y un manejo de facturas más económico utilizando menos recursos.
 
  • Mejora la velocidad y la precisión. Precisas y oportunas significan mejores relaciones con los proveedores, a menudo dando como resultado mejores descuentos.
 
  • Mejora el manejo de excepciones. Fácil manejo de facturas que no coinciden con las órdenes de compra.
 
  • Mejorar la satisfacción del personal. El personal puede dedicar más tiempo a mejorar los procesos de AP en lugar de verificar manualmente las facturas. 
 

Habilidades técnicas:
 
  • Transferencia automatizada de datos de factura en SAP
 
  • Los campos en su sistema SAP se rellenan automáticamente con los datos de la factura
 
  • Módulos para manejar EDI y otros formatos de factura electrónica
 
  • Todos los datos de la factura se presentan junto con una imagen digital del documento
 
  • Portal de proveedores y módulos de comunicación para facilitar la colaboración de los proveedores
 
  • Una función de "Repetidor" puede verificar automáticamente la factura de los cambios desde que se accedió por última vez y publicarlos si desaparecen todas las incoherencias
 
  • Proporciona informes sobre el flujo de facturas y las acciones de los usuarios, lo que permite acumulaciones más sencillas y seguimiento de SLA
 
  • Se puede configurar fácilmente para adaptarse a sus necesidades específicas y flujos de trabajo de documentos
 
  • Utiliza sus configuraciones de SAP existentes y no requiere modificación del código estándar de SAP

Integración del sistema empresarial.
Funciona dentro de SAP con el estilo y apariencia familiar de SAP. Process Director Accounts Payable está estrictamente separado del estándar de SAP y no requiere ninguna modificación en el sistema SAP (Add-On de ABAP).
 

PROCESAMIENTO DE REQUISICIONES DE COMPRA 

Controle sus compras y simplifique la requisición

 
Implemente un proceso de solicitud de compra universal que pueda ver, controlar y que prácticamente se ejecuta solo. Los departamentos de compras pueden generar valor real para una organización al garantizar que todas las compras se aprueben de forma interna. El procesamiento automatizado de solicitudes de compra en SAP lo hace posible.
 
La solución de procesamiento de solicitudes de compra de Kofax proporciona un flujo de trabajo configurable para automatizar y simplificar este proceso. Al proporcionarle a cada usuario aprobado de su negocio un formulario web fácil de usar para requisiciones, inmediatamente obtiene visibilidad de todas las solicitudes de compra a medida que avanzan en el proceso de adquisición. Al mismo tiempo, establece un seguimiento de auditoría para cumplir con las regulaciones de cumplimiento actuales y futuras.


Principales características y beneficios:
  • Recolección controlada de todas las requisiciones, de toda la organización
 
  • Flujo de trabajo automatizado para la aprobación de compras y la asignación de costos
 
  • Integración con catálogos electrónicos existentes
 
  • Funciona perfectamente dentro de su sistema SAP
 
  • Accesible a través de una interfaz web simple para usuarios fuera de SAP
 
  • Rápido de implementar y altamente configurable para mejorar los flujos de trabajo existentes
 
  • Validación automática contra datos maestros de SAP, datos transaccionales y configuración de configuración
 
  • Una mejor base para el precio, las condiciones y los términos de las negociaciones
 
  • Costos reducidos para compras, logística y contabilidad
 
  • Procesamiento de facturas entrantes mejorado
 
  • Mejora de la capacidad de presentación de informes para los departamentos de finanzas
 
  • Selección optimizada de proveedores 
 
Aproveche su infraestructura SAP existente para estandarizar las requisiciones en toda la empresa

La solución de solicitud de pedido de compra de Kofax ofrece los beneficios de ahorro de tiempo de la automatización tanto para compradores poco frecuentes como para usuarios de SAP.
Los pedidos de compra tocan todas las transacciones posteriores dentro de la organización y con el proveedor. Además de aumentar la productividad y aumentar la visibilidad, la automatización de solicitudes de compra permite realizar comparaciones automáticas en la línea de documentos de compras para solicitar confirmaciones, notas de entrega y facturas a medida que se procesan, entregando continuamente beneficios a todo el proceso de compra-a-pago.
 

CONFIRMACIÓN DEL PEDIDO

Automatice el procesamiento de confirmación de pedido en SAP
 
Una confirmación de pedido contiene la información en la que confía para asegurarse de que tendrá los bienes que necesita cuando los necesita. Gestione de forma eficiente y precisa su cadena de suministro y obtenga una transparencia total en el estado de los pedidos con la confirmación automática del pedido.

Eliminar las interrupciones de la cadena de suministro con mayor visibilidad en el estado del pedido
Verificar las confirmaciones de pedidos para asegurarse de que coincidan con sus órdenes de compra (PO) en SAP le da confianza en su cadena de suministro y le permite prepararse para los cambios. Pero hecho de forma manual, este procedimiento es tedioso e ineficiente.

Ya ha invertido en una solución de SAP. Automatizar el proceso de confirmación de pedido es el siguiente paso para administrar su cadena de suministro con eficiencia y agudeza. La solución de confirmación de pedidos de Lexmark automatiza el procesamiento de confirmaciones de pedidos entrantes, la mayoría de los cuales coinciden con los datos de la orden de compra. Como resultado, el personal de adquisiciones puede enfocarse en el manejo de excepciones y otras tareas de valor agregado.


Principales características y beneficios:
  • Disponible para cualquier empleado autorizado de la organización a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar (basada en SAP o basada en la web)
 
  • Captura automática de datos a nivel de línea de pedido y entrada de datos en SAP
 
  • Coincidencia automática de los datos de confirmación de pedido con la orden de compra correspondiente
 
  • Para las discrepancias, la orden de compra correspondiente se actualiza, lo que activa la notificación del usuario
 
  • Flujos de trabajo integrados para el manejo de excepciones
 
  • Procedimiento transparente y trazable
 
  • Tiempos de procesamiento de confirmación de pedidos reducidos a un mínimo
 
  • Información oportuna si un proveedor no puede cumplir con los términos de la orden
 
  • Sin tiempos de inactividad de producción debido a suministro insuficiente
 
  • Mejora de la calidad de los datos 
 

APROBACIÓN DE PAGAMENTO

Payment authorization automation: Cumplir con las regulaciones y fechas de vencimiento

Once facturas se publican para SAP, la autorización se convierte en un proceso simplificado en un flujo de trabajo sin papel. La solución de aprobación de pagos de Lexmark se ejecuta fácilmente dentro de la interfaz de usuario de SAP.

Acceso de información listo para ejecutar un pago a tiempo
La aprobación del pago manual de facturas es a menudo un procedimiento complejo, sin visibilidad de los detalles de la factura. Llevar este proceso de aprobación a un flujo de trabajo documentado es un paso crítico para disminuir aún más el tiempo de procesamiento de cuentas por pagar y aprovechar al máximo los descuentos de los proveedores. Nuestro flujo de trabajo automatizado para el manejo de aprobaciones de pago satisface los requisitos reglamentarios comerciales y financieros.


Principales características y beneficios:
  • Proporciona un seguimiento de auditoría completo para satisfacer SOX y requisitos similares
 
  • Todas las facturas que requieren aprobación final son visibles en un solo flujo de trabajo 
 
  • La imagen de la factura y la información correspondiente están constantemente accesibles
 
  • El usuario puede bloquear facturas o liberarlas para el pago
 
  • Integración dentro de su sistema SAP
 
  • Interfaz SAP o navegador web fácil de usar
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PUBLICACIÓN FINANCIERA

Un canal claro para las solicitudes de publicación financiera en SAP
 
Obtenga un flujo de trabajo automatizado para recopilar y ejecutar solicitudes de publicación financiera. Cuanto más preciso y actual sea el libro mayor de SAP, más fácil será tomar decisiones comerciales más inteligentes.

Solicitud universal, aprobación e ingreso de publicaciones financieras con una única solución
El software de publicación financiera Kofax SAP permite a los usuarios de toda la organización enviar solicitudes de contabilizaciones financieras del libro mayor a través de un formulario simple, accesible desde un navegador web o una interfaz de usuario de SAP. Esta herramienta de comunicación fácil de usar proporciona una ubicación central para ingresar solicitudes y un proceso de aprobación automatizado a través del flujo de trabajo de Kofax.
 
El software reside y opera dentro de SAP, por lo que la integración del sistema es perfecta. El empleo de este proceso de publicación financiera universal y transparente en toda la organización facilita las medidas de cumplimiento y mejora los informes para los departamentos de contabilidad y finanzas.


Principales características y beneficios:
  • Formulario web simple de usar para la recopilación fácil y centralizada de todas las solicitudes de publicación financiera
 
  • Modifica publicaciones incorrectas, crea contabilizaciones de acumulación y diferimiento, y designa montos de contabilización entre cuentas contables generales y objetos de control
 
  • Permite la visibilidad de todo el flujo de trabajo de solicitud y aprobación
 
  • Fácil archivo de actividad y datos relacionados con el proceso
 
  • Aplicación de las reglas de autorización a través de un enfoque coherente
 
  • Mejor gestión del cumplimiento financiero
 
  • Informes mejorados sobre el volumen procesado
 
  • Proceso sin papel 
 

GESTIÓN DE DATOS MAESTROS

Gestión de datos maestros: controle los datos que alimentan sus procesos comerciales
 
Retenga las solicitudes en toda la organización de entradas de datos maestros con un portal de solicitudes centralizado y un proceso de aprobación automatizado que garantice que está trabajando con información precisa y oportuna.

La gestión de datos maestros es clave para el cumplimiento normative
Mantener los datos maestros actualizados suele ser un proceso impulsado por solicitudes que involucra a varias personas y muchos pasos, a menudo con resultados menos que ideales. La mala calidad de los datos maestros y los registros maestros duplicados son problemas comunes, lo que genera problemas y altos costos en otros departamentos cuando se procesan pedidos y facturas. Para aliviar estos problemas, los procesos de datos maestros se han vuelto más centralizados y restringidos.


Principales características y beneficios:
  • Recopilación y ejecución controladas de todas las solicitudes de datos maestros en toda la organización
 
  • Aplicación web fácil de usar como punto de entrada para cualquier solicitud de datos maestros
 
  • Las rutinas de aprobación integradas se alinean con los procesos comerciales establecidos
 
  • Visibilidad mejorada con un solo punto de procesamiento y una visión completa de las solicitudes
 
  • El procedimiento simplificado reduce el tiempo de procesamiento y las actividades requeridas para las actualizaciones de datos maestros
 
  • Se ejecuta dentro de SAP con SAP GUI o la interfaz del navegador web
 
  • Mejora la gestión del cumplimiento para el manejo de datos maestros
 
  • Integración perfecta con el sistema de archivo (certificado SAP ArchiveLink) 
 

CUENTAS POR COBRAR

Automatización de cuentas por cobrar: Acelerar la eficiencia y reducir el DSO

¿Cuánto tiempo pasa su departamento de cuentas por cobrar asignando y reconciliando efectivo manualmente a SAP? Altas cantidades de efectivo no asignado y elementos abiertos dificultan el cierre de los documentos financieros de fin de mes, consumen tiempo del personal para resolverse y pueden afectar la satisfacción del cliente.

Agilice los procesos con la automatización de cuentas por cobrar y disfrute de costos reducidos
Las empresas se ven impulsadas en repetidas ocasiones a mejorar los sistemas de facturación y procesamiento de pagos por la necesidad de reducir los días de ventas pendientes (DSO) y los costos generales del procesamiento de cuentas por cobrar. La mala calidad de los datos del libro de ventas debido a elementos abiertos puede dañar la reputación y el resultado final de una empresa.
 
Nuestra experiencia con empresas en todo el mundo ha demostrado que la automatización de los procesos manuales de emparejar la información del asesoramiento de remesa con las facturas y conciliarlas en SAP puede tener un impacto positivo significativo en la línea de fondo. De hecho, Aberdeen Group informa que la combinación automatizada de pagos entrantes a facturas cuando AR recibe pagos ayuda a diferenciar a los mejores en su clase de sus pares de menor rendimiento.
 
Al reducir la asignación de pagos manuales, eliminar los aranceles bancarios, asignar efectivo más rápidamente y mejorar la visibilidad, los departamentos de cuentas por cobrar operan de manera más eficiente, rentable y brindan a los clientes el nivel de servicio que están buscando.


Principales características y beneficios:
  • Reduce el trabajo manual y los errores al automatizar la captura de datos, la aplicación de efectivo y el manejo de excepciones
 
  • Integración perfecta con SAP
 
  • Reduce los costos de AR al eliminar la entrada de datos o los aranceles bancarios
 
  • Reduce la cantidad de pagos no asignados y artículos abiertos
 
  • Disminuye días de ventas pendientes (DSO)
 
  • Maneja los avisos de pago entrantes de múltiples fuentes: cajas de seguridad, correo electrónico, EDI
 
  • Mejora la precisión de la aplicación de efectivo y reduce el reproceso
 
  • Proporciona una pista de auditoría y completa la visibilidad del proceso
 
  • Mejora la satisfacción del cliente 
 
 
procesamiento de pedido
 
Para obtener mejores resultados al finalizar el proceso de pedido de cliente, comience por el principio 
 

Consolidar el procesamiento de órdenes de venta en una única solución
No importa si sus pedidos de ventas llegan por fax, correo electrónico, correo o EDI. Todos son identificados, capturados, interpretados y transferidos a su ERP en un proceso automático rápido y preciso. La validación es automática, al igual que la reacción puntual a los problemas de las órdenes de venta, como el precio, la disponibilidad y los productos de reemplazo. Los resultados son un cumplimiento más rápido de los pedidos, un menor atasco en el procesamiento de pedidos de ventas y más tiempo del personal para la atención al cliente. Y eso dará como resultado un flujo de efectivo mejorado y clientes más felices.

Mejorar la visibilidad y la capacidad de respuesta
Faculte a su personal autorizado con control y acceso a todas las órdenes de venta e información de pedidos independientemente del formato. Con acceso a detalles precisos de pedidos, pueden atender las consultas de los clientes de inmediato, resolver problemas, rastrear pedidos y realizar cualquier cambio garantizado.
 
Con una visión clara de la prioridad y el estado (dónde está en el proceso y quién lo está gestionando), tiene la información que necesita para el equilibrio de la carga de trabajo, así como para los análisis. Obtiene registro de auditoría y registros de proceso de órdenes de venta, eficiencia del proceso y métricas vitales, como el tiempo y el volumen, el número de pedidos por día y el tiempo dedicado a cada uno, y la acumulación de pedidos. También elimina los pedidos de venta extraviados o duplicados, al tiempo que minimiza las entregas tardías y las reclamaciones.

Automatice los pedidos de los clientes para reducir costos y mejorar el servicio al cliente
La validación de datos defectuosa y el manejo lento de excepciones plantean desafíos significativos para la racionalización del procedimiento de órdenes de venta, logrando una rentabilidad y mejorando el servicio. Automatizar el procesamiento de pedidos de los clientes con Kofax elimina estos obstáculos y le permite administrar las operaciones con mayor visibilidad, flexibilidad y control.

Procesar órdenes con integración de ERP en tiempo real
La verdadera belleza es que el proceso de órdenes de venta está en contacto constante con todos los datos pertinentes que residen en su ERP. Su personal puede concentrarse en el flujo de trabajo de excepción desencadenado automáticamente y en el servicio al cliente. Una interfaz de usuario integrada e intuitiva aumentará la productividad y reducirá el tiempo necesario para la capacitación.


Principales características y beneficios:
  • Recolección automática e identificación de los datos relevantes de las órdenes de venta
 
  • Capturar línea de pedido
 
  • Validación automática de precio, cantidad y unidad de medida
 
  • Permite la lógica y controles específicos del cliente
 
  • Mayor control del proceso y total transparencia
 
  • Identificación temprana de errores y excepciones
 
  • Tiempos de procesamiento más cortos
 
  • Menores costos en el proceso de ingreso de pedidos
 
  • Mayor satisfacción del cliente debido al procesamiento optimizado de pedidos de venta

Mejorando el proceso a través de la automatización en SAP
La optimización del proceso de recepción de la orden de entrada es esencial para mejorar todo el ciclo desde la orden hasta el cobro. Como un complemento certificado de SAP, las soluciones automatizadas de Kofax para manejar los pedidos de clientes entrantes residen y funcionan perfectamente dentro de SAP. Cuando llega un pedido de un cliente, nuestra tecnología de reconocimiento maneja automáticamente la recopilación y el registro de información relevante. A continuación, proporciona controles contra los datos existentes en SAP y un flujo de trabajo integrado para la gestión de discrepancias, lo que permite un seguimiento rápido, preciso y documentado para la creación de un pedido de cliente.
 
Contáctenos para obtener más información sobre las soluciones Kofax ReadSoft.

Latourrette Consulting es un asociado especializado Kofax certificado en Portugal/Brasil/Colombia/Chile/USA/España/Nederland.